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Todas las mercancías exportadas o importadas de un país no perteneciente a la UE deben pasar por la aduana. Por consiguiente, deben declararse y despacharse en la aduana correspondiente. En caso necesario, deben determinarse los derechos de aduana y los impuestos.

En caso de exportación a un tercer país, las mercancías deben declararse para la exportación en la aduana responsable sobre la base de las facturas comerciales y las listas de empaquetado, teniendo en cuenta las restricciones a la exportación. Una vez que las mercancías han sido inspeccionadas y autorizadas por la aduana, se expide un documento de acompañamiento de exportación. A continuación, las mercancías pueden entregarse. También hay países que han acordado autorizaciones preferenciales para determinadas mercancías. En tal caso, no se aplican derechos de aduana o se aplican derechos más bajos durante el despacho de aduana de importación. Las declaraciones de proveedores y los certificados de origen se utilizan para comprobar si las mercancías pueden acogerse al trato preferencial en casos concretos y se expide un certificado de circulación si las mercancías cumplen los requisitos.

Independientemente de ello, hay que pagar el impuesto sobre las ventas de importación por cada importación procedente de un tercer país. El lugar de despacho aduanero de las importaciones puede variar. En el caso de las importaciones en un Estado miembro de la UE, las mercancías se despachan directamente en la aduana de entrada de la UE o se transportan en tránsito aduanero con los documentos de tránsito correspondientes. El despacho de aduana sólo se efectúa entonces en el interior, por ejemplo en las instalaciones del destinatario. En cualquier caso, al realizar una importación, es necesario disponer de una denominada cuenta aduanera de aplazamiento -propia o a través de un proveedor de servicios- a través de la cual se tramitan los impuestos sobre las ventas de importación y los derechos de aduana. Además, estos también pueden pagarse por adelantado en la aduana.